Objetivos estratégicos de un proyecto ERP
El qué y el por qué de la pregunta anterior es cuáles son los objetivos estratégicos que un sistema ERP ayudará a cumplir. Es probable que la mayor parte del proceso de aprobación del ERP se dedique a responder a esta pregunta, además del coste, por supuesto. En «Thinking About ERP» se recomienda que la junta designe a un alto ejecutivo como «Buscador de valor», cuya función en el proyecto sea determinar el valor que se obtendrá del software ERP. Puede que no sea necesario que esta persona cuantifique todos los beneficios, pero deben estar claros. Un documento formal denominado «Argumento para el cambio» debe aclarar los beneficios empresariales de manera formal y sin ambigüedades.
Cómo logra sus objetivos un sistema ERP
El documento «Argumentos para el cambio» especifica cómo y cuándo ayudará el proyecto de ERP a alcanzar los objetivos, y a qué coste.
Cuando se trata de objetivos y beneficios, los ejecutivos no deben intentar abarcarlo todo, sino centrarse en algunos puntos clave.
Mejora del inventario: reducción de volúmenes, rotación más rápida, evitación de roturas de stock, etc.
Envío completo y puntual.
Reducción de costes: operativos y administrativos.
Mejora de la contabilidad: reducción de los días de cobro, cierre de mes más rápido.
Mejora de las adquisiciones: mejores previsiones que se traducen en mejores señales de compra y mejores descuentos de los proveedores.
Mejora de la gestión de la fabricación: menos repeticiones de trabajo, menos trabajos urgentes, menos horas extraordinarias.
Mejora del control de calidad: medida por los índices de rechazo, las devoluciones de productos o las reclamaciones de los clientes.
Automatización de procesos manuales: rapidez de ejecución antes y después del proyecto, reducción de los recursos de personal necesarios.
Algunos objetivos y beneficios, sin embargo, no serán tan cuantificables, porque conviene recordar el dicho «no todo lo importante es medible, y no todo lo medible es importante». Algunos ejemplos son:
Aparte de los descuentos, ¿cómo se mide la mejora de las relaciones con los proveedores?
¿Cómo se puede medir la mejora del servicio al cliente y su fidelidad? Sería el resultado de una mejor coordinación entre las funciones de ventas, compras, fabricación y almacén.
Para las prestaciones no cuantificables, se necesitarán categorías o baremos.
¿Dónde está la meta?
Con demasiada frecuencia, el final de un proyecto ERP viene determinado por la fecha de entrada en funcionamiento, es decir, la fecha en que la empresa empieza a utilizar la aplicación ERP para las transacciones empresariales diarias. Muchas organizaciones acaban terminando antes de tiempo por cuestiones de tiempo, presupuesto o recursos y, por tanto, se pierden objetivos más importantes.
Justificación de un proyecto ERP
Un gran proyecto no obtendrá mucho apoyo si no presenta beneficios evidentes. Por eso es importante el documento «Argumentos para el cambio», porque identifica los objetivos y beneficios empresariales. A medida que avanza el proyecto, sirve para recordar por qué se ha emprendido. También es una herramienta que el buscador de valor puede utilizar para mantener la implicación de los ejecutivos si surgen problemas. Tras la puesta en marcha, el documento se utiliza para evaluar si el proyecto ha cumplido los objetivos y beneficios previstos.
Todo el mundo desea contar con las ventajas de un sistema ERP en su empresa. Sin embargo, a menudo son pocas las personas de la propia empresa que tienen la experiencia y los conocimientos necesarios para hacerlo realidad.
En la segunda parte analizaremos el «cómo» de la pregunta de la Junta. Un marco práctico llamado los Grados de Libertad.
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